北京服装学院关于规范院内公文处理的规定（修订）
（2010年3月24日）
为使我院的院内公文（以下简称“公文”）处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据中央中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合我院实际情况，特对公文处理作出如下规定：
一、公文处理程序
（一）发文办理：指以学校名义制发公文的过程。
1.校内公文处理使用网上办公系统（网络故障等特殊情况除外）。各部门应有专人负责公文处理工作（信息化工作小组已授权）。
2.校内请示（各部门呈送校党、政领导审批的公文），由本部门负责公文处理工作的人员进入“综合信息门户”（http：//info.bift.edu.cn），通过“党政办公”-“请示”-“启动流程”，提交党院办，办公室登记、主任批办后，提交有关校领导审批。校领导审批签署意见。
3.校内发文，呈报部门拟稿后，“综合信息门户”，通过“党政办公”-“发文”-“启动流程”，将公文提交至部门负责人。部门负责人要认真审阅、修改并签署意见，然后提交至党院办秘书科。须由职能部门审核或会稿的公文，应先发送职能部门签署意见。经党院办秘书科核稿、主任审稿后，提交校领导审批、签发。校领导审批、签发时，亦要签署意见。
4.校内发文，各单位拟稿时应做到情况确实、观点明确、层次分明、语言精炼。文稿的内容必须做到：
（1）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日；
（２）必须使用国家法定计量单位；
（３）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略法、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码；
（４）使用简称时，一般应当先用全称，并注明简称。
5.凡以学院名义发出的公文，学院办公室应从内容和格式两方面对公文进行核稿。对不符合要求的公文，可将文稿退回拟稿单位修改、补充材料或直接予以修改。
6.以学院名义发出的公文，须由学院办公室按部门分类和公文性质登记、编号。以部门名义发出的公文，由该部门负责登记、编号。
7.党院办将可公开的公文在综合信息门户上发布，各部门的公文和材料一般由各部门负责缮印。缮印人员要准确地按照规范的格式要求及时打印文稿。校对由拟稿人负责，拟稿人应认真、细致地对文稿进行全面校对。缮印和校对中不得随意修改原稿。
8.公文装订、用印和发送须按规定进行。
9.公文发送后，公文的立卷、归档和销毁按档案馆制定的具体办法执行。
（二）收文办理：指收到上级部门公文的办理过程。
收到上级机关下发或交办的公文，应交党委、院长办公室登记，由办公室提出拟办意见，送主管校领导批示，党委、院长办公室应根据校领导的批示，按照一定的程序将公文送有关校领导或部门、单位负责人阅知。办理公文传阅应随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。
承办部门收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，却有困难的应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回党委、院长办公室。
二、公文种类
根据学院实际，我院日常使用公文种类有：
1.决定：适用于重要事项或重大行动的确定性安排。
2通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
3.通知：适用于发布规章；转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
学院制定的规章、行政措施和其他规范性文件根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称。不得使用法律规定只适用于特定国家机关的文件名称。“规定”、“办法”、“细则”等一般用“通知”印发。
4.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
5.报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问。
6.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。
7.批复：适用于答复下级单位请示事项。
8.函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问或答复问题；向有关主管部门请求批准等。
9.会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
三、公文格式规范
1.公文版头。现有公文版头共7种：
（１）“北京服装学院”；（对外上行文或平行文使用）
（２）“北京服装学院文件”；（院内下行文使用）
（３）“北京服装学院（ ）”；（行政部门使用）
（４）“中共北京服装学院委员会”；（对外上行文或平行文使用）
（５）“中共北京服装学院委员会文件”；（院内下行文使用）
（６）“中共北京服装学院委员会（ ）”；（党委部门使用）
（７）“中共北京服装学院纪律检查委员会”；（纪委使用）
2.发文号。
包括单位代号、年号、顺序号。正确的使用方法，如：
学院文件：院党发【200×】×号 服学院【200×】×号。
顺序号累赘（如在发文顺序号前加“０”）等表达方法均为使用发文号不当。联合发文的，只注明主办单位发文字号，不得有两个发文字号。
３.标题。一个完整的标题应包括发文机关、事由、文种三要素，一般可省略发文机关。标题应准确、简要地概括公文主要内容。
4.主送单位。向上请示、报告公文，一般只有一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄报、抄送形式。主送单位表述应准确，一般用全称。
5.正文。是公文的主体部分。要求情况确实、观点明确、文字精炼。
6.附件。是正文的补充说明，或有关参考资料。附件名称和件数标注在正文之后、发文单位之前。附件应与主件一起装订发送。
7.发文单位。标注在正文下面偏右。要写全称，并加盖单位印章。
8.发文日期。标注于发文单位下面并稍向右错开。须用汉字写明年、月、日。发文日期一般以最后签发单位领导人的签发日期为准。
9.主题词：反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组。标注在发文日期和印发说明之间，并按照北京市政府办公厅《关于标注公文主题词的通知》规定标引，最多不超过七个。
10.印发说明。公文的最后组成部分。包括印发范围和公文印数。部门公文须发至院内其他部门的，不宜用“下发”，应用“发”。
11.公文打印，文字从左至右横排。公文纸一般用A4型。装订时，公文纸右侧与下边对齐，在左侧装订，订2颗订书钉，书钉位置距左侧边沿1CM和距上、下边5CM的交汇处。
