北京服装学院全校性会议管理办法
（2010年3月16日）
为贯彻精简会议、节约开支、提高效率的精神，确保议定事项落实到位、提高执行力，结合学校实际情况，制订本办法。
一、适用范围
本办法适用于面向全校范围召开的工作会议和临时性会议。工作会议是指列入每周校级工作安排表的会议，临时性会议是指学校为解决工作中临时出现的问题或因紧急情况而召集的会议。
二、会议的组织
（一）工作会议。
1.党院办每周四收集下周需要召开的会议，并草拟下一教学周工作安排表。
2.每周工作安排表由学校主要领导审定后于周五印发并上传综合信息门户。
（二）临时性会议。
临时性会议由会议提议单位向党院办报告，经校领导批准后，安排好会议室，下发会议通知或电话通知与会人员及开会时间、地点等。
三、会议的准备
1.会前准备。根据会议安排，会议召集单位需提前通知宣传部、计算机信息中心、后勤管理处、保卫处等相关部门做好摄影、摄像、交通、安全等准备工作。服务人员要提前清理好会议场地、准备好所需物品，检查好灯光、空调、多媒体等设备。
2.会场检查。会议召开前半天，召集单位要认真检查准备工作，主要包括座位安排、议程、会场布置、会议材料等。
3.拟定议程和议题。会议召集单位要根据内容明确会议议题，拟定会议议程，并向主管校领导汇报。会议期间要严格按照议程进行。
4.资料准备。凡需提交会议讨论的问题，均由召集单位准备好准确完整的材料，并至少提前半天送至与会者，以便与会人员阅读并准备意见。
四、会议期间的要求
1.会议组织者必须提前10-15分钟到会，做好签到工作，对无故缺席或迟到者要报主管领导并在一定范围内予以通报批评。
2.与会人员必须严格遵守会议纪律。准时到会，不得中途退场，如确因特殊情况不能参加的，要提前请假并派人代为参加。开会期间不得随意走动、交头接耳，手机等通讯设备调至静音或关闭状态，除紧急事务，一般不允许随意进出会场。
3.与会人员汇报工作、讨论问题，要紧紧围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚，发言时间一般控制在3-5分钟，切忌长篇大论。主持人既要启发诱导与会者充分发表意见，又要及时制止离题和重复的发言，并针对讨论的问题，综合大家意见，做出议题结论。积极倡导开短会。
4.认真做好会议记录，对重要会议或有历史意义、存档价值的会议要进行全程摄像并录音。需出纪要的经主管领导签发后及时印发会议纪要，文字要求准确、简练。
五、会议的注意事项
1.会议要有明确的目的，要解决一定的问题。每次会议的议题不宜过多，可开可不开的会议坚决不开，可参加可不参加的人员不参加会议。属于部门职责范围或主管校领导有权解决的问题一般不上会，已有成文规定或先例的事，非特殊情况不上会。
2.会议决议要责成有关人员认真贯彻执行。有关单位要对决议的落实情况进行督促检查，并收集反馈相关信息及时向主管校领导报告。
本办法由党院办负责解释，自发布之日起实行。
